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Wie ScanPDF unsere Datenerfassung revolutionierte: Ein Erfahrungsbericht aus der Hausverwaltung

Die Herausforderung:
Der Berg an Papierkram

Bevor wir ScanPDF einsetzten, sah mein typischer Arbeitstag bei der Erfassung einer neuen Wohneinheit so aus:

  1. Ein dicker Ordner landet auf meinem Schreibtisch, prall gefüllt mit Dokumenten vom Eigentümer.
  2. Ich musste mich durch Mietverträge, Energierechnungen, Hausmeisterverträge und zahlreiche andere Dokumente wühlen.
  3. Jedes einzelne Detail musste ich manuell in unser Verwaltungssystem eintippen - ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess.
  4. Die Konzentration über Stunden aufrechtzuerhalten, war eine echte Herausforderung, besonders bei komplexen Vertragswerken.

Obwohl unser Verwaltungsprogramm für die laufende Verwaltung hervorragend funktionierte, blieb die initiale Datenerfassung ein Flaschenhals in unserem Workflow.

Die Lösung:
ScanPDF im Einsatz

Mit der Einführung von ScanPDF hat sich unser Arbeitsprozess grundlegend gewandelt:

  1. Digitalisierung: Statt Papierberge zu bewältigen, scannen wir nun alle Dokumente des Kunden ein.
  2. Hochladen und Analysieren: Die digitalisierten Dokumente werden in ScanPDF hochgeladen und automatisch analysiert.
  3. Strukturierte Datenausgabe: In kürzester Zeit erhalten wir eine übersichtliche Excel-Tabelle mit allen relevanten Informationen.
  4. Umfassende Datenextraktion: Die Tabelle enthält detaillierte Angaben zu jedem gefundenen Vertrag, einschließlich Vertragsnummern, Kosten, Laufzeiten und Kündigungsfristen.
  5. Handschriftenerkennung: Selbst handgeschriebene Notizen und Dokumente werden von ScanPDF größtenteils erkannt und verarbeitet.

Die Vorteile:
Eine neue Ära der Effizienz

Die Einführung von ScanPDF hat zahlreiche Vorteile mit sich gebracht:

  1. Zeitersparnis: Was früher Stunden oder sogar Tage in Anspruch nahm, ist jetzt in einem Bruchteil der Zeit erledigt.
  2. Fehlerreduzierung: Die automatisierte Datenextraktion minimiert menschliche Eingabefehler erheblich.
  3. Verbesserte Datenqualität: Durch die strukturierte Erfassung sind die Daten konsistenter und leichter zu verarbeiten.
  4. Stressreduktion: Die mühsame manuelle Dateneingabe entfällt, was den Arbeitstag wesentlich angenehmer gestaltet.
  5. Fokus auf wichtigere Aufgaben: Die gewonnene Zeit kann ich nun für die Kundenbetreuung und komplexere Aufgaben nutzen.

Fazit: Ein Game-Changer für die Hausverwaltung

ScanPDF hat sich als wahrer Game-Changer für unsere Hausverwaltung erwiesen. Die mühsame Ersterfassung von Wohneinheiten, die früher ein notwendiges Übel war, ist nun zu einem reibungslosen und sogar faszinierenden Prozess geworden. Die Technologie beeindruckt mich immer wieder, besonders wenn sie präzise Daten aus handgeschriebenen Notizen extrahiert.

Für Kollegen in der Branche, die noch mit traditionellen Methoden arbeiten, kann ich ScanPDF nur wärmstens empfehlen. Es hat nicht nur unsere Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch die Arbeitszufriedenheit spürbar gesteigert. In einer Zeit, in der Effizienz und Genauigkeit immer wichtiger werden, ist ScanPDF zu einem unverzichtbaren Werkzeug in unserem Arbeitsalltag geworden.

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