Wie ScanPDF unseren Arbeitsalltag revolutionierte: Ein Erfahrungsbericht

Als Versicherungsmakler mit einem Kundenstamm von mehreren tausend Kunden stehen wir täglich vor der Herausforderung, eine Flut von Dokumenten zu bewältigen. Von Beitragsrechnungen über Antragsrückfragen bis hin zu Adressänderungen und Schadeninformationen – unser Posteingang ist vielfältig und umfangreich. An einem durchschnittlichen Tag landen etwa 300 Dokumente auf unserem Tisch, wobei diese Zahl in Spitzenzeiten, wie zum Jahresende, auf bis zu 2000 ansteigen kann.

Herausforderung

Trotz unserer modernen Verwaltungssoftware, die bereits über 90% der eingehenden Dokumente automatisch verarbeitet, blieben bisher täglich Dutzende Dokumente übrig, die eine manuelle Kontrolle erforderten. Besonders zeitaufwendig war dabei das Lesen und Verstehen von komplizierten Sachverhalten. Jedes Mal, wenn der Inhalt eines Dokuments nicht auf den ersten Blick eindeutig war, mussten wir das gesamte Schriftstück durcharbeiten, um die notwendigen Handlungsschritte zu ermitteln.

Die Lösung: ScanPDF

Die Integration von ScanPDF in unser Dokumentensystem hat unseren Arbeitsalltag grundlegend verändert – und zwar zum Positiven! Hier sind die wichtigsten Verbesserungen, die wir erlebt haben:

Zeitersparnis: Das zeitaufwendige Lesen und Interpretieren komplizierter Dokumente gehört der Vergangenheit an. ScanPDF übernimmt diese Aufgabe für uns und liefert präzise Zusammenfassungen.
Konkrete Handlungsanweisungen: Statt uns durch seitenlange Dokumente zu kämpfen, erhalten wir von ScanPDF klare und konkrete Handlungshinweise. Dies ermöglicht es uns, schnell und effizient zu reagieren.
Intelligente Kategorisierung: Dank selbst angelegter Filter können wir die eingehenden Dokumente automatisch katalogisieren. Dies erleichtert nicht nur die Übersicht, sondern auch die gezielte Bearbeitung bestimmter Dokumententypen.
Priorisierung: Die Möglichkeit, Dokumente nach Wichtigkeit zu sortieren, hilft uns, unsere Ressourcen optimal einzusetzen und kritische Angelegenheiten vorrangig zu behandeln.
Ausnahmehandling: Natürlich gibt es immer noch Fälle, die eine menschliche Überprüfung erfordern. Aber dank ScanPDF sind diese nun die absolute Ausnahme und nicht mehr die Regel.

Das Fazit

Die Einführung von ScanPDF hat unsere Arbeitsabläufe revolutioniert. Wir können nun einen Großteil unserer Zeit und Energie darauf verwenden, unsere Kunden bestmöglich zu beraten und zu betreuen, anstatt uns durch Berge von Papier zu wühlen. Die Effizienzsteigerung ist bemerkenswert, und wir fragen uns, wie wir jemals ohne dieses Tool arbeiten konnten.

Für Versicherungsmakler und andere Unternehmen, die täglich mit einer Vielzahl von Dokumenten konfrontiert sind, kann ich ScanPDF nur wärmstens empfehlen. Es ist mehr als nur ein Werkzeug – es ist ein Game-Changer, der die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verbessert hat.